Bij goed credit management is de juiste credit management software cruciaal. Als credit management binnen jouw bedrijf te wensen overlaat, dan zal je minder geld binnenhalen dan mogelijk. Er wordt bijvoorbeeld niet gewerkt aan het systematisch opvolgen van wanbetalers en er worden geen controles gedaan van de kredietwaardigheid van nieuwe klanten. Credit management wordt ook wel debiteurenadministratie genoemd en werkt met de orders die wel zijn uitgevoerd en niet zijn betaald. Dit betreft geld waar je recht op hebt. Met credit management software kunnen jouw medewerkers hun werk nog beter doen.
Wat kun je met credit management software?
Er zijn een aantal ontwikkelaars van credit management software en de functionaliteiten verschillen. Vaak kun je er betalingsafspraken mee vastleggen en bewaken, klachten mee opvolgen, werkzaamheden toewijzen en aanmaning profielen creëren. De software helpt je bij het tijdig herinneren van klanten die niet hebben betaald en het organiseren van alle informatie. Daarmee kun je vervolgens een schema opzetten en de wanbetalers op dezelfde tijdstippen en dezelfde manieren tot betaling aanmanen. Doe je dit netjes en correct, dan kun je hierdoor een klant behouden én tegelijkertijd je geld ontvangen.
De software is geen oplossing
Hier moet wel bij gezegd worden dat de credit management software een hulpmiddel is en geen oplossing. Als jouw credit management niet in orde is, dan is het ook verstandig om even naar jezelf te kijken. Want vaak lever je zelf ook een belangrijke bijdrage als het aantal wanbetalers oploopt. Je kunt de volgende punten dan kritisch beoordelen.
- Offertes: zijn je offertes duidelijk en compleet? Zijn ze niet te lang en zijn alle gegevens gemakkelijk te vinden? Slechte offertes kunnen als gevolg hebben dat je niet op tijd betaald wordt, omdat deze dan aan de kant gelegd wordt.
- Betalingsmethoden: bied je meerdere betalingsmethodes aan? Zijn deze methodes gemakkelijk in het gebruik en kun je er een zo groot mogelijk publiek mee bereiken?
- Kredietchecks: controleer je de kredietwaardigheid van je toekomstige klanten? Het heeft weinig zin om met een bedrijf in zee te gaan die je niet kunnen betalen of die binnenkort failliet gaat.
- Manier van werken: hoe gaat je team om met wanbetalers? Worden deze regelmatig herinnerd en is daar een plan van aanpak voor? Wat doet je team eraan om de herinnering op een nette manier te communiceren om de goede relatie tussen jou en de klant niet op het spel te zetten?
Investeer in goede software
Met goede credit management software kun je nadat je de bovenstaande problemen hebt verholpen jouw credit management afdeling meer structuur geven. Het is de bedoeling dat ze van alle wanbetalers het geld binnen krijgen en daar kan de software hen bij helpen. Zorg ervoor dat je een overzichtelijk programma uitkiest dat voor iedereen tegelijkertijd wordt upgedate. Alle medewerkers zien dan live wat er gebeurt en kunnen werkzaamheden van elkaar overnemen. Op die manier kan je team structureel te werk gaan, hebben ze een goed programma dat hen ondersteunt en gaat het aantal openstaande betalingen snel naar beneden.